Equipos en comodato, alquiler o préstamo: ¿quién responde cuando llega la visita de habilitación?

El contrato puede asignar quién paga y ejecuta el mantenimiento. No elimina la responsabilidad del prestador sobre el servicio habilitado y la seguridad del paciente.

Nota de vigencia: este contenido compara reglas vigentes bajo la Resolución 3100 con el texto expedido de la Resolución 1732 de 2026. Confirme la publicación y fecha de efectos de esta última antes de aplicar el nuevo régimen.

El equipo pertenece al proveedor. El mantenimiento lo realiza un tercero. Los certificados están en un portal externo. Entonces, cuando llega la visita, ¿quién debe responder?

La respuesta suele incomodar: el prestador que habilitó el servicio continúa siendo responsable de mantener las condiciones aplicables, aunque diferentes organizaciones aporten tecnología, talento o mantenimiento.

El contrato distribuye obligaciones entre las partes, pero no convierte al arrendador en titular del servicio habilitado ni permite que la IPS ignore el estado del activo.

Propiedad no es lo mismo que responsabilidad

Una institución puede utilizar tecnología bajo diferentes figuras:

• Propiedad directa.
• Arrendamiento o alquiler.
• Comodato.
• Leasing.
• Préstamo temporal.
• Disponibilidad mediante contrato integral.
• Equipo aportado por un operador o aliado.

Estas modalidades cambian la relación patrimonial y el pago, pero el artículo 9 de la [Resolución 1732 de 2026](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?dt=S&i=193984) mantiene un principio que ya existía en la Resolución 3100: el prestador que habilita el servicio responde por el cumplimiento y mantenimiento de los estándares, sin importar que intervengan terceros o existan diferentes figuras contractuales.

Además, el servicio solo puede ser habilitado por el prestador responsable. No se permite la doble habilitación.

Qué puede pactar el contrato y qué no puede desaparecer

El contrato puede definir:

• Quién ejecuta el mantenimiento.
• Quién asume su costo.
• Tiempos de respuesta y reparación.
• Repuestos y consumibles incluidos.
• Sustitución temporal o equipo de respaldo.
• Calibración o verificación aplicable.
• Capacitación y soporte.
• Gestión de garantías.
• Retiro, actualización o reposición.

El Decreto 229 de 2025 reconoce el mantenimiento de dotación propia, arrendada, en comodato o bajo otras formas de tenencia. Cuando el mantenimiento corresponde al contratista, esta obligación debe quedar establecida de manera clara y precisa en el contrato.

Lo que no puede desaparecer es la capacidad del prestador para demostrar que el equipo utilizado en su servicio es seguro, suficiente, está identificado y tiene las intervenciones requeridas.

Las diez preguntas que debe responder antes de firmar

### 1. ¿Qué activo exacto recibirá la institución?

El contrato o acta debe identificar nombre, fabricante, marca, modelo, serie, accesorios y estado. Frases genéricas como “un monitor multiparámetro” dificultan controlar sustituciones.

### 2. ¿Quién verifica la instalación y aceptación?

La entrega física no demuestra que el equipo sea adecuado para el servicio. Deben revisarse configuración, accesorios, compatibilidad, condiciones eléctricas, pruebas y documentación.

### 3. ¿Quién define y ejecuta el mantenimiento?

El programa debe considerar fabricante, riesgo, uso e historial. Si lo administra el proveedor, la IPS necesita conocer el cronograma y recibir evidencia de cada intervención.

### 4. ¿Qué sucede durante una falla?

El contrato debería establecer canal de reporte, tiempo de respuesta, plazo de solución, escalamiento y disponibilidad de respaldo. Un servicio habilitado no puede depender de una promesa comercial sin tiempos verificables.

### 5. ¿Quién realiza calibraciones o verificaciones?

La aplicabilidad y frecuencia deben justificarse. También debe definirse quién revisa los resultados y qué ocurre frente a un equipo fuera de tolerancia.

### 6. ¿Quién conserva la hoja de vida?

El proveedor puede operar su sistema, pero el prestador necesita acceso oportuno a la historia completa. Al finalizar el contrato, los registros no deberían desaparecer con la cuenta del portal.

### 7. ¿Quién gestiona alertas y retiros?

Fabricante, importador, proveedor e IPS pueden recibir alertas por canales distintos. El contrato debe establecer comunicación inmediata, identificación de activos, bloqueo, sustitución y evidencia de cierre.

### 8. ¿Quién capacita a los usuarios?

Debe definirse alcance, periodicidad, participantes, soporte y actualización frente a cambios de modelo, software o accesorios.

### 9. ¿Qué ocurre si cambia el equipo?

Una sustitución debe actualizar inventario, hoja de vida, ubicación, documentación regulatoria, capacitación y controles. No puede tratarse como un cambio invisible porque “el contrato es el mismo”.

### 10. ¿Cómo se entregarán los datos al terminar?

El contrato debe prever exportación de hojas de vida, reportes, certificados, alertas, órdenes e indicadores en un formato utilizable por la institución.

La visita comenzó y el proveedor no responde

Este escenario revela una dependencia peligrosa. El prestador debería poder consultar directamente:

• Contrato y actas de entrega.
• Identificación y ubicación del activo.
• Registro o permiso cuando aplique.
• Clasificación de riesgo.
• Manuales y recomendaciones del fabricante.
• Cronograma y mantenimientos ejecutados.
• Calibraciones y verificaciones aplicables.
• Capacitaciones.
• Alertas, incidentes y acciones.
• Estado operativo y disponibilidad.

Decir “esa información la tiene el contratista” no demuestra el control de la IPS sobre la tecnología utilizada para atender pacientes.

Quién responde por el mantenimiento de tecnología controlada

El Decreto 4725 de 2005 contempla requisitos especiales para contratar el mantenimiento de equipos biomédicos de tecnología controlada. El tercero debe demostrar capacidad técnica y conservarse la evidencia de las actividades.

Para equipos de clases IIb y III, quienes presten mantenimiento y verificación de calibración deben observar los requisitos de responsable técnico y registro aplicables ante el INVIMA.

La institución debería verificar estos soportes antes de contratar, no cuando los solicita el auditor.

Suficiencia: un contrato no garantiza disponibilidad

Un equipo alquilado puede estar incluido en el contrato y, aun así, no estar disponible durante la atención por:

• Mantenimiento prolongado.
• Falta de repuestos.
• Uso simultáneo en otro servicio.
• Accesorios incompletos.
• Batería agotada o consumibles ausentes.
• Traslado entre sedes.
• Bloqueo por alerta sanitaria.

La suficiencia debe analizar frecuencia de uso, tiempos de preprocesamiento e indisponibilidad. Los acuerdos de respaldo y sustitución deben probarse en la práctica.

Matriz mínima de responsabilidades

La matriz debe ajustarse al contrato y al tipo de tecnología. Su utilidad es evitar actividades que ninguna parte asumió expresamente.

BiomedOS: control institucional aunque el equipo sea de un tercero

[BiomedOS](https://app.biomedos.co/) permite registrar equipos propios, alquilados, en comodato o gestionados para clientes, conservando una hoja de vida única con ubicación, responsable, mantenimientos, calibraciones, documentos y alertas.

Las órdenes pueden asignarse a personal interno o proveedores y quedar asociadas al activo. El [portal para clientes](https://app.biomedos.co/portal-de-clientes) facilita que instituciones y empresas biomédicas compartan certificados y evidencia sin depender de correos o llamadas.

BiomedOS no reemplaza un contrato bien estructurado ni traslada responsabilidades. Puede ser su mejor aliado para que la IPS mantenga visibilidad y trazabilidad incluso cuando la propiedad y la ejecución técnica están en manos de terceros.

Solicite una demostración en [app.biomedos.co](https://app.biomedos.co/) y organice en una sola plataforma los equipos propios y contratados.

Fuentes consultadas

• [Resolución 1732 de 2026](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?dt=S&i=193984)
• [Resolución 3100 de 2019 compilada](https://normograma.invima.gov.co/compilacion/docs/resolucion_minsaludps_3100_2019.htm)
• [Decreto 229 de 2025](https://normograma.invima.gov.co/compilacion/docs/decreto_0229_2025.htm)
• [Decreto 4725 de 2005](https://normograma.invima.gov.co/normograma/compilacion/docs/decreto_4725_2005.htm)
• [Manual de Habilitación, Tomo II](https://www.auditamericasas.com/media/manual-habilitacion-tomo-ii-2026.pdf)

Contenido informativo. Las responsabilidades concretas dependen del servicio, la tecnología, el contrato y las normas aplicables.