Política de conservación, exportación, devolución y eliminación

1. Principio general

La información se conserva solo durante el tiempo necesario para la finalidad, el contrato, la ley, la seguridad y la defensa de derechos. Luego se devuelve, elimina o anonimiza de manera segura. La expiración automática nunca debe desconocer una obligación sanitaria, archivística, tributaria, laboral, investigativa o judicial.

2. Matriz de retención

BiomedOS mantiene una matriz interna que identifica categoría, sistema, propietario, finalidad, base, evento inicial, plazo, respaldo, suspensión y disposición. Como mínimo incluye:

• Contactos y prospectos.
• Contratos, facturación y contabilidad.
• Usuarios y cuentas.
• Tickets y comunicaciones de soporte.
• Datos del Cliente y adjuntos.
• Registros de auditoría y seguridad.
• Copias de respaldo.
• Datos de personal y proveedores.
• Evidencia de autorizaciones, derechos e incidentes.

Los valores concretos deben reflejar la ley y capacidad real; no se publicarán plazos ficticios.

3. Datos del Cliente

El cliente define la retención de sus registros sujeto a la ley. BiomedOS ofrece configuraciones y evita eliminación irreversible sin autorización apropiada. Los registros de mantenimiento no son automáticamente historia clínica. Si el servicio aloja historia clínica o documentos que legalmente formen parte de ella, el custodio debe aplicar la retención colombiana correspondiente —en general, mínimo quince años desde la última atención bajo la Resolución 839 de 2017— y las excepciones de conservación ampliada o permanente.

4. Suspensión de eliminación

La eliminación se suspende mediante “legal hold” cuando exista litigio, auditoría, investigación, incidente, reclamo, requerimiento de autoridad o deber de preservación. La suspensión identifica alcance, autoridad, inicio, revisión y levantamiento. Al finalizar, se reanuda la disposición ordinaria.

5. Exportación y portabilidad

Durante el contrato y su terminación, el cliente puede solicitar una exportación conforme al plan. Debe ser estructurada, documentada y legible por máquina e incluir, según alcance: inventario, órdenes, mantenimientos, calibraciones, estados, usuarios, documentos, adjuntos, historial, fechas, responsables y metadatos. Se entrega diccionario de datos o documentación suficiente.

La identidad y autoridad del solicitante se verifican. El archivo se cifra o transmite por canal seguro; su disponibilidad expira; y el cliente es responsable de descargarlo y custodiarlo. Formato, volumen, costo y plazo se definen en contrato sin impedir indebidamente la recuperación de los datos.

6. Terminación

Finalizado el servicio, BiomedOS mantiene una ventana de recuperación acordada en el contrato del cliente, salvo instrucción o ley distinta. Cuando el contrato no la defina, se pacta por escrito antes de la desactivación. Se notifica al administrador. Vencida la ventana y confirmada la exportación cuando proceda, se elimina o anonimiza el contenido de producción y se solicita lo mismo a subencargados.

7. Respaldos

Los datos pueden permanecer temporalmente en copias de respaldo hasta que se cumpla el ciclo de purga del proveedor de infraestructura. Durante ese período quedan protegidos, no se utilizan para fines ordinarios y, si una restauración los reincorpora, se vuelve a ejecutar la eliminación. No se promete borrado inmediato de respaldos si técnicamente no ocurre.

8. Eliminación segura y evidencia

Se emplea destrucción criptográfica, sobrescritura, borrado del proveedor o método equivalente según el medio. Los dispositivos retirados se sanitizan antes de reutilización o disposición. Se conserva fecha, alcance, ejecutor, método y resultado, no una copia del contenido borrado. Cuando el contrato lo contemple, se expide certificado.

9. Excepciones y revisión

BiomedOS puede retener datos mínimos por obligación legal, seguridad, prevención de fraude o defensa, con acceso restringido y finalidad limitada. La matriz se revisa al menos anualmente y ante cambios de producto, proveedor o ley.