Tecnovigilancia: cómo responder a una alerta sanitaria en pocas horas

Cuando llega una alerta sanitaria sobre un dispositivo médico, el reloj empieza a correr. La pregunta que hay que responder es simple —¿tenemos ese dispositivo y dónde está?— pero contestarla puede tomar días si la información vive en carpetas dispersas. ## El flujo de una alerta bien gestionada 1. Recepción y registro. La alerta entra al sistema con su fuente, fecha, referencia y dispositivos afectados. 2. Cruce contra el inventario. Se busca por marca, modelo, referencia y lotes o series afectadas. 3. Identificación en servicio. Se obtiene la lista exacta de equipos, con sede, servicio y responsable. 4. Acciones inmediatas. Retiro del servicio, bloqueo de uso, comunicación al área, contacto con el proveedor. 5. Seguimiento y cierre. Se registra la acción realizada por equipo y se conserva la evidencia. ## Los eventos e incidentes también son insumo La tecnovigilancia no es solo reaccionar a alertas externas. Los eventos e incidentes adversos reportados internamente son la fuente más valiosa de mejora, porque describen lo que realmente pasa con los dispositivos en el contexto de uso propio. Registrarlos con el equipo involucrado, la descripción del hecho, el desenlace y el análisis posterior permite detectar patrones por modelo, servicio o práctica de uso. ## Documentar es parte del proceso, no un anexo Ante una visita de auditoría o una solicitud de la autoridad sanitaria, lo que se revisa es la evidencia: cuándo se conoció la alerta, qué se hizo, quién lo hizo y qué pasó con cada equipo. Si esa cadena está completa dentro del mismo sistema donde vive el inventario, la respuesta es inmediata. ## Errores frecuentes - Guardar las alertas en un correo o carpeta compartida sin vincularlas al inventario. - Cerrar la alerta sin registrar la acción tomada equipo por equipo. - No conectar los eventos internos con el historial de mantenimiento del activo. - Depender de una sola persona que "sabe dónde está todo". ## Cómo lo resuelve BiomedOS BiomedOS gestiona el ciclo completo: registro de la alerta, cruce automático contra el parque tecnológico, identificación del equipo en su sede y servicio, registro de eventos e incidentes, seguimiento de las acciones y trazabilidad documental. Todo queda asociado a la hoja de vida del equipo, junto con su mantenimiento y sus calibraciones.